ساختار بخشی در موارد فوق اثربخش است: اندازه شرکت بزرگ باشد، شرکت با تنوع محصول و تنوع بازار همراه باشد، محیط شرکت زیاد پیچیده و زیاد پویا نباشد( محیط بسیار پیچیده و بسیار پویا با مساله عدم استاندارد کردن محصولات و فرآیندها مرتبطند در صورتی که در ساختار بخشی در داخل بخشها استاندارد سازی وجود دارد) Abernethy,2012)- .(Stoelwinder
از مزایای ساختار بخشی میتوان به موارد زیر اشاره کرد(رضاییان،۲۴۱:۱۳۸۲):
* با واگذاری کامل اختیارات و مسولیت های تولید و فروش یک کالا یا خدمات خاص به یک واحد، اهداف بخش با اهداف کلی سازمان همسویی پیدا می کند.
*وسیلهای برای تربیت مدیران ارشد سازمان می باشد .
(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت nefo.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))
*مدیران بخوبی از نتیجه کار خود اطلاع می یابند.
*جو رقابتی در بین بخشها ایجاد می شود و قادر خواهند بود محصولات جدیدی تولید کنند.
*عملکرد ضعیف یک بخش تاثیر زیادی بر بخش دیگر نمیگذارد.
*بدلیل استفاده از ساختار وظیفه ای در درون بخشها ، بخشها از مزایای صرفه جویی ناشی از مقیاس در برنامه ریزی، جذب سرمایه و توزیع ریسک بهره میجویند .
از نقاط قابل بهبود ساختار بخشی میتوان به موارد زیر اشاره کرد(رضاییان،۲۴۱:۱۳۸۲):
* بعلت وجود مدیران و متخصصهای زیاد و واحدهای موازی در بخشها هزینه بسیار بالا است.
*برای اعمال کنترل بر بخشها باید متخصصینی در دفتر مرکزی شرکت گمارده شود که موجب افزایش هزینه می شود.
*به علت مشکل هماهنگی بین بخشها نقل و انتقال کارکنان با مشکل مواجه می شود ، کارکنان چند مهارتی نمی شوند.
* بین واحدها بعلت استفاده نامتوازن از امکانات متمرکز شرکت تعارض ایجاد می شود.
با وجود این معایب ساختار بخشی مزیت آن برای بیشتر شرکت های بزرگ و بسیاری از شرکتهای کوچک ، بسیار بیش از ضعف بالقوه آنهاست .با توجه به اینکه در ساختار بخشی مدیران ارشد سازمان مسئول تدوین و استفاده از استراتژیها هستند، کنترلهای سازمانی سبب به وجود آمدن بینش صحیح در کارکنان می شود (رابینز،۳۰۸:۱۳۸۹). با این هدف که چه فعالیتها و رفتاری سبب افزایش قدرت رقابتی شرکت می شود.کاربرد اثربخشی استراتژی های متنوع، زمانی نتیجه میدهد که شرکت به نحو مطلوب از هر دو نوع کنترل استفاده کند. کنترل استراتژیک به طور جزیی از مقیاسهای بلند مدت و استراتژیک بوسیله مدیران شرکتها به منظور ارزیابی عملکرد مدیران و قسمت های آنها استفاده می کند. کنترلهای استراتژیک بیشتر بر قضاوت ذهنی تاکید دارد و در عین حال ممکن است از بینش در ارزیابی نیز استفاده کند. کنترل استراتژیک بطور مخصوص نیاز به سطح بالایی از تنوع فکری در میان مدیران ارشد دارد. زیرا تنوع فکری، باعث بوجود آمدن تنوع فکر و عقیده درباره ارتباط اثربخش بین مدیران می شود.کنترل مالی به صورت جزئی مقیاسهای عینی (مثل بازده سرمایه) را برای ارزیابی بازده واحدهای مالی-تجاری و عملکرد مدیران واحدها، به مدیران سطوح عالی ارائه میدهد . به دلیل گرایش به پیامدهای مالی، کنترل های مالی و استراتژیک بر عملکردهای متعدد که بوسیله بخشهای متعدد انجام می شود، تاکید دارد (Stoelwinder- Abernethy, 2012).
ج. بوروکراسی
ماکس وبر معتقد است:” اقتدار و یا قدرت عبارت است از تحمیل زور بر روی افراد به خاطر اطاعت و فرمانبرداری و اجرای فرامین بدون چون و چرای دستورهای مافوق، و اختیار، عبارت است از دریافت دستورات مافوق و عمل نمودن به آنها با خاطری آسوده”
وبر معتقد است که در سیستمهایی که اداره امور یک سازمان را بر عهده دارند ، بر اساس تفویض اختیارات عمل می گردد، افراد سازمانی مسئول ایفای نقشهایی هستند که صدور فرامین و دستورات قانونی را بایستی انجام دهند . وبر مشخص کننده انواع سازمانهای اجتماعی است . وی مطالعه و بررسی هایی را بر روی این دسته از سازمانها انجام داده و در سه زمینه اختیارات را طبقه بندی نموده است(اقتداری،۲۳: ۱۳۸۶) .
-
- اختیارات فردی یا حکومت فرهی: که برپایه صفات شخصی رهبر و نیروی ویژه او استوار است . شخص رهبر در پرتو ویژگیها و جذبه خود موفق می شود، اختیاراتی را برای خود به دست آورده و مرکز قدرت و فرماندهی میگردد . وبر آن را به عنوان حکومت اجتماعات اولیه مشخص میسازد . در این نوع حکومت، کیفیت اختیار بر پایه و اساس خصوصیات شخصی رهبر پایهگذاری گردیده است(Ahmed, 2013) .
-
- اختیار عرفی و یا حکومت نقلی: بنیان آن بر اساس عرف ، عادت ، سنت و آئین هر اجتماع مبتنی بر مذهب و اصالت نقل میباشد و صرفاً با گذشت زمان و استقبال همگان ضمانت اجراء پیدا می کند . در صورتی که احراز پست رهبری براساس وراثت پایهریزی گردیده باشد، نقش رهبر نقشی است غیر از نقش شخصی و یا فردی وی . ماکس وبر در پرتو وجود اختیارات عرفی و یا حکومت نقلی به این نتیجه رسید که تشکیلات و فرم سازمان حقیقی دارای دو سیستم و یا دو نمونه بارز در این مرحله میگردد (ایراننژادپاریزی- ساسانگهر ،۱۵۴:۱۳۸۵).
الف – سیستم موروثی ؛ جائی که تمام مریدان و یا پیروان رهبر کارهای خویش را براساس دریافت مزد و پاداش انجام می دهند و مشاغل آنها بین خانوادههای مریدان و اطرافیان تقسیم میگردد.
ب – سیستم فئودالیسم که مریدان و یا عضوهای ارشد سازمانی دارای آزادی زیادتری بوده و از خود منافع و درآمد کافی داشته و خود را به طور عرف و عادت مدیون رهبر دانسته و به او وفادار خواهند بود. .در سیستم فئودالیته، پایه و اساس کار ، برروی جنبه های پرداخت عشریه مادی و دریافت حقوق دائمی بوده است . نمونه این سازمانها ؛ کارخانه فورد آمریکا است .
-
- اختیارات قانونی و یا حکومت عقلی: که مدار آن بر مذهب، اصالت، عقل و منطق بنیانگذاری گردیده است و سلسله احکامی که از استنباطات منطقی و عقلانی حاصل میگردد، توسط افراد جامعه به منزله قانون پذیرفته می شود. در حقیقت این نوع اختیار، اختیاری است که سازمان بوروکراسی را پایه ریزی نموده است(ایراننژادپاریزی- ساسانگهر ،۱۵۴:۱۳۸۵).
توجه ماکس وبر، جامعه شناس روشنفکر آلمانی، بیشتر معطوف به این مسئله بود که چگونه میتوان ساختار سازمانها را به طور مناسبی طراحی کرد. افکار و نظریه های وبر، تأثیر عمدهای بر رشته های مدیریت و جامعه شناسی سازمانها داشت. این افکار در واکنش نسبت به تلقی او از کاستیهای سازمانهای عصر خودش شکل گرفت. دولت وقت آلمان ، موضوع ویژه مورد مطالعه وبر بود (ایراننژادپاریزی- ساسانگهر ،۱۳۸۵،۷۱). وی بر این باور بود که افراد به دلیل موقعیت اجتماعی خاص و وجهه و اعتبارشان اقتدار مییابند و در منصبهای اصلی و مهم ساختار اجتماعی آلمان قرار میگیرند، نه بدلیل توانائیها و شایستگیهایشان. به همین دلیل او مدعی بود که سازمانها با همه ظرفیت و توان خود کار نمیکنند. بنابراین باید شکل جدیدی از سازمان را طراحی کرد که به حل این مسئله کمک کند در عمق تفکر وبر، مفهوم بوروکراسی قرار دارد. یعنی شکل سازمانی مطلوبی که به طور منطقی طراحی گردد بسیار کارا باشد، از اصول منطق و نظم پیروی کند، و بر مبنای اختیار مشروع بنا نهاده شود. از جمله ویژگیهای خاص بروکراسی وبر میتوان به موارد ذیل اشاره کرد (ایراننژادپاریزی- ساسانگهر، ۱۳۸۵،۷۵):
-
- تقسیم کار روشن: مشاغل به خوبی تعریف میشوند و کارکنان در انجام آنها بسیار مهارت مییابند.
-
- سلسله مراتب واختیارات روشن: اختیار و مسئولیت برای هر منصب به خوبی تعریف می شود و هر مقامی به مقام بالاتر از خود گزارش میدهد.
-
- قواعد و رویههای رسمی: دستورالعملهای مکتوب ، رفتار و تصمیمها را هدایت می کند و سوابق پرونده ها به طور مکتوب نگهداری میگردد .
-
- برخورد غیر شخصی: قواعد و رویه ها به طور یکسان و بدون استثناء در مورد همه رعایت می شود و با هیچکس برخورد ویژه صورت نمیپذیرد .
-
- مسیر ترقی مبتنی بر شایستگی: انتخاب و ارتقاء کارکنان بر مبنای توانایی و عملکرد آنان صورت میپذیرد .
وبر بر این باور بود که سازمانها در حالت بوروکراسی بهتر عمل می کنند و از منابع نیز به طور کارا استفاده می شود و عدالت و انصاف در برخورد با کارکنان و ارباب رجوع رعایت میگردد و این که سازمان اداری کاملاً بوروکراتیک ، از دید صرفاً فنی ، سازمانی است که توان رسیدن به بالاترین سطح کارایی را دارد و از نظر دقت، ثبات، رعایت انضباط، و قابلیت اعتماد بر هر نوع دیگری از سازمان، برتری دارد. در واقع، بوروکراسی قابلیت پیش بینی رفتار افراد و سازمان را افزایش میدهد و هم از حیث کارآیی زیاد و هم از حیث قلمرو عملیات، بر انواع دیگر سازمان برتری دارد و به طور رسمی برای انجام هرگونه کار اداری قابل استفاده است(بهرامی،۱۳۹۲).
برتز و استاکو در انگلستان با بررسی بیست شرکت تولیدی، دو شکل کاملاً متفاوت طرح سازمانی را ارائه کردند (رضاییان،۵۱:۱۳۸۲):
-
- ساختار مکانیکی
-
- ساختار ارگانیکی
ساختار مکانیکی که بوروکراتیکتر بوده و برای محیطهای پایدار مناسب است. این ساختار در چنین محیطهایی پیشرفت می کند ولی در صورت بروز تغییرات سریع در محیط و نامطمئن شدن آن با دشواری هایی مواجه می شود . ساختار ارگانیکی کمتر بروکراتیک است . این ساختار برای وضعیتهای متلاطم بسیار مناسب بوده و در محیطهای پویا عملکرد بهتری دارد . طرح های سازمانی خاصی که برحسب نحوه ترکیب قسمت های اصلی سازمان شکل میگیرند را می توان به دو دسته طرح های مکانیکی و طرح های ارگانیکی تقسیم کرد . مینتز برگ سه شکل معمول سازمانهای مکانیکی یعنی بروکراسی ماشینی، بروکراسی حرفه ای و بروکراسی بخشی را از هم متمایز ساخته است . این سه طرح از حیث وضعیت اندازه ، مدیریت میانی ، ستاد پشتیبانی اداری ، و ستاد فنی و حرفه ای با هم متفاوت اند(بهرامی،۱۳۹۲). ماکس وبر معتقد است اگر در اجتماعاتی ، سازمان یا سازمانهای بروکراسی مطلوبی وجود داشته باشند ، سیستم های اداری در آن جوامع زمانی به صورت ایده آل در خواهند آورد که کلیه فعالیت های خود را در قلمرو اختیار قانونی منظم و مرتب کرده تا این سازمان یا سازمان ها دائمی و پابرجا باشند و لازمه قانونی بودن اختیار را وجود شرایط چهارگانه زیر می داند(بهرامی،۱۳۹۲):
-
- در سازمان بوروکراسی تمام قراردادهای سازمانی بر پایه توافق انعقاد گشته و بین مدیر و کارمند اختیارات بر پایه اقتدار قانونی استوار می باشد . تا حدود زیادی ماکس وبر معتقد است که تحمیل اختیارات که انطباق نزدیکی بابرهان های عقلی و منطقی دارد تحمیلی است. وی می گوید: در سازمان های بوروکراتیک تحمیلی که بر پایه منطق استوار گردیده باشد اصلی ضروری و جایزاست.
-
- کلیه قوانین و مقرراتی که منشاء اختیارات می باشند ، احکامی است کلی و لازمه به ثمر رساندن آن احکام وجود حتمیت اجرا در کلیه سطوح سازمانی می باشد .
-
- افرادی که به عنوان مدیران سازمانی انجام وظیفه مینمایند دستورالعمل هایی را که صادر می نمایند بایستی بر اساس تفویض اختیارات و بر پایه اعتبارات شغلی صادر کنند نه به اعتبار نظریات شخصی خودتان.
-
- در یک سازمان بوروکراتیک ، اعضای سازمان هم به نوبه خود می بایستی دریافت دستورات و اوامر مافوق خود را شخصی تلقی ننموده ، بلکه آنها را ناشی از پست و مسئولیت سازمانی بدانند و به اعتبار مقام و موقعیت سازمانی از آنها پیروی نمایند.
به طور کلی ماکس وبر نظریه بوروکراسی را تئوری همگانی نامیده و معتقد است که اصول و مبانی این تئوری در تمام سازمان ها و مکان های مختلف صادق بوده و قواعدی که به عنوان ویژگی های بروکراسی عرضه نموده در تمام جوامع بشری به صورت یکسان قابل اجرا می باشد.
*بوروکراسی ماشینی
اداره امور یک سازمان گسترده و بزرگ امری است بس پیچیده و مشکل که به آسانی نمیتوان کلیه مشکلات را در مواقع معین و مشخص دریافت نمود و با تجزیه و تحلیل و سیاستهای خاص آنها را رفع رجوع نمود. از این رو ماکس وبر به خاطر این که در سازمان های اجتماعی ، یکنواختی به وجود آورد و اختیارات اعضاء سازمانی را بر پایه اقتدار منطقی و قانونی بنا نهاد ، معتقد است که سازمان بوروکراسی عبارت است از یک دستگاه داد و ستد که اشخاص داد خواهی و شکایت و یا درخواست خود را از یک قسمت ماشین واردمی کنند و پس از یک سلسله عملیات ، جوابی را که بر طبق چهارچوب قانون و مقررات سازمانی تهیه گردیده دریافت می دارند ، چون سازمان بروکراسی را سازمانی ماشینی می دانند ، در حل و فصل مشکلات نظریات شخصی را جایز نمی دانند از این رو کلیه جریانات اداره امور یک سازمان با روشی غیر شخصی اداره می گردد. بوروکراسی ماشینی در مورد بکار گیری استاندارها در نظام اداری است و مفهوم کلیدی این نوع بوروکراسی استاندارد کردن است. بوروکراسی ماشینی اگر خوب اجرا شود از لحاظ اقتصادی و با صرفه بودن قابل توجه است . در این نظام به خلاقیت نیاز چندانی نیست و نقاط ضعف آن است که کارکنان باید در چاچوب مقررات و تجربیات امور محوله را انجام دهد و در صورت مواجه شدن با مسئله ای نا آشنا از حل آن باز خواهند ماند و نیز احساس پوچی و از خود بیگانگی درکارکنان وجود دارد. بوروکراسی ماشینی درکل درادارات که تولید بیشتر داشته باشند، مورد استفاده بیشتر قرار میگیرد و تاکید این نوع ساختاربه سلسله مراتب سازمانی میباشد، بوروکراسی ماشینی در محیط های ساده و پایدار بهترین کارآیی را دارا میباشد. به گفته هنری مینتزبرگ در بوروکراسی ماشینی وظایف عملیاتی بسیار تکراری بوده و قوانین و مقررات بسیار رسمی است و وظایف سازمانی در بخشهای وظیفه ای گروه بندی شده اند و اختیار متمرکز می باشد. استفاده از این نوع بوروکراسی اغلب در سازمانهای تولید کننده در مقیاس انبوه و سازمانهای دولتی متداول است . اعضای این سازمانها کارهای تخصصی ویژه ای را به طور استاندارد، در تأیید راهبردها و استراتژیهای سازمان انجام می دهند واز خطوط روشن سلسله مراتب سازمانی برخور دارند و مجموعه گسترده ای از مدیران میانی را به کار می گیرند. در این بوروکراسی ها معمولاً از ساخت وظیفه ای استفاده می شود و فعالیت نیروهای منفی توسط بخش گسترده ای از نیروهای ستادی حمایت می شود . اختیار تصمیم گیری در رأس ساتراتژیک یا رأس هرم سازمانی متمرکز است و از عدم تمرکز اجتناب می شود . بروکراسی ماشینی در محیط های ساده و پایدار بهترین کارکرد را دارد . برای مثال می توان به برخی از سازمانهای دولتی اشاره کرد که دارای ستادهای فنی و پشتیبانی گستردهاند، ساخت بلند دارد و تعداد زیادی از مدیران میانی را بکار میگیرند(ایراننژادپاریزی- ساسانگهر ،۷۷:۱۳۸۵ ).
