هر سیستمی در سیستمهای اطلاعاتی رایانه محور مانند یک ارگانیسم زنده میباشد: آن متولد میشود، رشد میکند، به بلوغ میرسد، عمل میکند و نهایت میمیرد. این فرایند تحول چرخه حیات سیستم^[۱۹] ( SLC ) نامیده میشود و شامل مراحل ذیل می باشد: برنامه ریزی، تحلیل، طراحی، اجرا. دوره حیات یک سیستم مستلزم گذر از مراحل استانداردی است که هر یک به فعالیتهای مدیریتی نیاز دارد. سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یا عدم مطابقت با تغییر محیط کمتر مفید و موثر واقع شود. همچنین احتمال دارد زمانی که برای سیستم جدید برنامه ریزی میشود، نقایص زیاد تر گردد. مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم، جایگزینی آن است. طول حیات هر یک از این مراحل در سیستمها، متفاوت میباشد(رولی، ۱۳۸۰، ص ۱۹۸ – ۱۹۹). البته قابل ذکر است چون که امروزه اکثر سیستمها بهصورت رایانه ای طرح ریزی میشوند و رشد رایانه و فن آوریها و اطلاعات و ارتباطات زیاد است، دوره حیات سیستمهای رایانه ای نسبتاً کوتاه میباشد. اصل اساسی تجزیه و تحلیل یک سیستم و طراحی، عبارت است از تشخیص نیاز یک سیستم به تجدید نظر و یا جانشینی آن و اصل دوم سلسله مراتب و اولویت و آمادگی جانشینسازی سیستم قبلی است. برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم از منحنیها استفاده میکنند و به آن منحنی عمومی حیات یک سیستم میگویند این مدل دارای چهار جزء و مرحله متفاوت است که در کارآیی هر سیستمی تاثیر بسزایی دارد: بسط و گسترش، رشد، اشباع، استهلاک (مومنی، ۱۳۷۲، ص ۳۱۳).

( اینجا فقط تکه ای از متن پایان نامه درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. )

۲-۲-۶. مزایای حاصل از به کارگیری سیستمهای اطلاعاتی در سطح سازمان
سیستمهای اطلاعاتی مدیران را قادر میسازد تا با سازمان، محیط و یکدیگر ارتباط بیشتر و بهتری برقرار نمایند. فایدههایی که این سیستمها برای فرایند مدیریت دارند، به شرح زیر میباشد:

1. 1. مشارکت بیشتر در تصمیم گیری

مدیران برای ایجاد ارتباط بین خود باید مقداری وقت و نیرو صرف کنند. با بهره گرفتن از سیستمهای پیشرفته اطلاعاتی، میتوان مقدار وقتی که در این راه صرف مینمایند یا تلاشی که آنان در این باره میکنند، کاهش داد به ویژه زمانی که مدیران از نظر فیزیکی در فاصله دور از هم قرار دارند. برای مثال کسی که میخواست محصول جدیدی را تولید و عرضه نماید یک پیام الکترونیکی در رابطه با ویژگی محصول جدیدی را که میخواست تولید و عرضه نماید، فرستاد و در رابطه با آن از افراد مختلف نظر خواهی کرد. او بیش از ۱۵۰ پیشنهاد از هر گوشه از جهان دریافت کرد، که تقریباً همه آنها از کسانی بودند که با وی هیچ آشنایی نداشتند. گذشته از این، نتیجه تحقیقات نشان میدهد که سیستمهای پیشرفته اطلاعاتی باعث میشود که تماسهای بین مدیران رده بالا و پایین سازمان افزایش یابد. مدیران رده میانی سازمانی میتوانند به صورتی مستقیم با مدیر تماس بگیرند، و یک معاون میتواند به صورت مستقیم با مهندس یک طرح بر قرار نماید. در یکی از بزرگترین خرده فروشیهای دنیا که انواع شیرینی و شکلات تولید و عرضه میکند، کارکنان واحدها و شاخه های مختلف سازمان با بهره گرفتن از سیستم ارتباط الکترونیکی به صورتی مستقیم با مدیر عامل تماس میگیرند و دیدگاه های خود را درباره محصولات شرکت رقیب و واکنش مشتریان به اطلاع وی میرسانند. شرکت زیراکس توانست با بهره گرفتن از این سیستم، مشارکت مدیران ارشد را در تصمیم گیریها از پانزده نفر به حدود یکصد نفر برساند.

1. 1. افزایش سرعت در تصمیم گیری

استفاده از سیستمهای اطلاعاتی باعث میشود که زمان و وقت کمتری صرف مسائل مربوط به تصمیمگیری شود، تکرار پیامها کاهش یابد و گروه های ذی نفع میتوانند بهصورت مستقیم با یکدگیر تماس برقرارکنند. برای مثال، شرکت زیراکس توانست زمان جلسه یا گردهمایی را (بااستفاده از سیستم کامپیوتری جدید) کاهش دهد. پیش از تشکیل جلسه هیچ لازم نیست که نوشته یا کاغذی بین افراد و دوایر رد و بدل شود. هر واحدی طرح خود را به صورت پیام الکترونیکی، پنج روز پیش از تشکیل جلسه، ارائه میدهد و هر یک از مدیران عالی اجرایی آن را مطالعه میکنند. زمان جلسه کوتاه است زیرا هر یک از آنها پیش از آن به حد کافی، برای مساله مورد نظر وقت صرف کردهاند.

1. 1. افزایش سرعت در شناسائی مسائل

با بهره گرفتن از سیستمهای پیشرفته اطلاعاتی، فعالیتهای سازمان بیشتر و بهتر در معرض دید مدیران قرار میگیرد. برای مثال، داده های مربوط به فروش و تحقیقات بازار (از نظر خرده فروشیها و بررسیهای انجام شده) بیشتر در دسترس مدیران قرار میگیرند. مدیران میتوانند به صدها مخزن اطلاعاتی، درباره صنعت، امور مالی و الگوهای آماری دسترسی داشته باشند. این سیستم اطلاعاتی برای سازمانها و مدیران چنین امکانی را به وجود میآورد که بتوانند حجم بزرگتری از اطلاعات را با دامنههای بسیار وسیع تر جمع آوری نمایند. برای مثال، مدیر عامل یک شرکت بزرگ خرده فروشی میگوید من میتوانم از هر یک از واحدها و فروشندگانهای خود اطلاعات گوناگون بگیرم. مثلاً میدانم که چه مشتریانی درباره محتوای نوع خاصی از شیرینی پرسش داشته اند ( زیرا آنان نسبت به ماده خاصی حساسیت دارند) و سر انجام اینکه، من درباره هر گونه اظهار نظر مشتریان درباره انواع شیرینیهایی که تولید و عرضه میکنیم آگاهی مییابم (دفت، ۱۳۸۸، ص ۲۵۰).

1. 1. طرح ریزی سازمان

سازمانها در حال حاضر به اثرات شدیدی که سیستمهای پیشرفته اطلاعاتی بر ساختار سازمانی دارند، پی برده اند. نتیجه تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده، به شرح زیر است:
الف) کاهش ارتقاع هرم سازمان: کاربرد سیستمهای پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که بسیاری از سازمانها از سطوح متعدد مدیریت بکاهند. یک سازمان که در لندن از این سیستمهای پیشرفته استفاده کرد، به جای اینکه سلسله مراتب اداری را دقیق رعایت کند، سعی کرد به کارکنان و اعضای سازمان اختیارات بیشتری بدهد و سطوح مدیریت را از سیزده به چهار کاهش داد. نمونه دیگر شرکت بیمه « آتنا » است که با بهره گرفتن از سیستمهای اطلاعات، تیمهایی جایگزین سیستم سرپرستی قدیمی کرد که به سلسله اختیارات منسوخ کار میکردند.
ب) تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر: با توجه به دیدگاه مدیریت سازمان، کاربرد سیستمهای پیشرفته اطلاعاتی میتواند موجب تمرکز یا عدم تمرکز مدیریت در سازمان شود. مدیرانی که میخواهند سیستم تصمیمگیری خود را متمرکز نمایند، میتوانند از این سیستمهایی استفاده کنند تا اطلاعات بیشتری جمع آوری کرده و تصمیمات بیشتری بگیرند که اغلب مسئولیت بیشتری در پی خواهد داشت. از سوی دیگر، مدیرانی که بخواهند سیستم مدیریتی خود را غیر متمرکز کنند، میتوانند با بهرهگیری این تکنولوژی، اطلاعات بیشتری را به کارکنان و اعضای سازمان بدهند و بر میزان مشارکت آنان در تصمیمگیریها و استقلال و خود مختاری آنان بیافزایند. فلسفه مدیریت و فرهنگ سازمان در صحنه کاربرد این تکنولوژی (در جهت متمرکز بودن یا غیر متمرکز ساختن مدیریت) نقش اصلی را ایفا میکند.
ج) بهبود هماهنگی: شاید یکی از بزرگترین ره آوردهای سیستمهای پیشرفته اطلاعاتی این باشد که مدیران بتوانند با یکدیگر ارتباط بیشتری بر قرار نمایند، حتی زمانی که دفاتر یا فروشگاه ها در نقاط مختلف دنیا پراکنده اند. سه روش حاصل از کاربرد این تکنولوژی ( یعنی سیستم پیام دهنده الکترونیکی، سیستم اطلاعات مدیران اجرایی و تشکیل میز گرد از راه دور ) مدیران را قادر ساخته است تا با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند و از فعالیتها و نتایج کار یکدیگر آگاه شوند. سیستم کامپیوتری کانالهای ارتباطی جدیدی به وجود میآورد که این مدیران میتوانند از آن استفاده کنند.. این تکنولوژی در راه از میان برداشتن سدها به مدیران کمک میکند و نوعی احساس گروهی خلق مینماید، که در نتیجه یک هویت سازمانی به وجود میآید (یعنی همان چیزی که پیش از آن وجود نداشت).
د) شرح دقیقتری از وظایف: با کاهش وظایف اداری، کاربرد این تکنولوژی موجب میشود که سیاستها به صورتی دقیقتر و شرح وظایف به گونهای مفصلتر بیان شوند. شرکتهایی که از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی استفاده میکنند شباهت زیادی به سازمانهای خدماتی پیدا میکنند. پستهای مدیریت و اداری (که پس از به کارگیری این سیستم اطلاعاتی) باقی میمانند، باید بهصورتی آگاهانهتر عمل کنند و به کارهای سنگینتر دست یابند و آماده حل مشکلات گوناگون شوند.
ه) افزایش کارکنان متخصص: کاربرد سیستم اطلاعاتی پیچیده بدان معنی است که کارکنان باید بسیار آموزش دیده و حرفهای باشند تا بتوانند با این سیستم کار کنند و آن را حفظ نمایند. در بیشتر مورد سازمانها باید پس از به کارگیری این تکنولوژی، کارگران بدون مهارت خود را با افراد ماهر و متخصص جایگزین نمایند. برای مثال گروه بانکداری امریکای شمالی پس از به کارگیری « سیستم خدماتی مشتریان » مجبور شد نسبت کارکنان ماهر خود را از ۳۰ به ۶۰ در صد برساند. این سیستم جایگزین تعداد زیادی از نیروهای دفتری شد. برای کارهایی مثل نامه نویسی، بایگانی و پر کردن فرم تعداد اندکی کارمند لازم بود و بقیه منتظر خدمت شدند. مدیران رده بالا و میانی سازمان میتوانند با بهره گرفتن از این تکنولوژی آن را ارسال کنند (دفت، ۱۳۸۸، ص ۲۵۲ – ۲۵۰)
۲-۲-۷. طبقهبندی سیستمهای اطلاعاتی
تا کنون دیدگاه های مختلفی در رابطه با دستهبندیهای سیستمهای اطلاعاتی توسط پژوهشگران بیان شده است. در یک دسته بندی سن^[۲۰] (۱۹۹۰)، سیستمهای اطلاعاتی را به سه دسته سیستمهای سطح عملیاتی، سیستمهای سطح مدیریتی و سیستم های سطح راهبردی تقسیم بندی کرده است. او بیان داشته است که سیستمهای سطح عملیاتی، با نگهداری اسناد فعالیتهای پایه ای و تراکنشهای سازمانی مانند فروش، دریافتها، اندوختههای نقدی، فهرست حقوق، تصمیمهای اعتباری و گردش مواد در یک کارخانه، در ارتباط میباشد. هدف اصلی سیستمهای این سطح، پاسخ دادن به پرسشهای روزمره و ردیابی جریان تراکنشها در داخل سازمان است. نمونههایی از سیستمهای سطح عملیاتی عبارتند از: سیستمی برای ثبت پرداختیهای بانک از دستگاه های خود پرداز یا سیستمی جهت ردیابی ساعتهای کاری کارکنان. سیستمهای سطح مدیریتی درخدمت نظارت، کنترل، تصمیم گیری، و فعالیتهای اداری مدیران میانی هستند. پرسش اصلی که چنین سیستم هایی به آن میپردازند، این است: آیا همه چیز به خوبی کار میکند؟ سیستم های سطح مد یریتی به جای اطلاعات فوری درباره عملیات، گزارشهای دوره ای فراهم میکنند. در دسته بندی دیگری که توسط خود سن مطرح شده است، سیستمهای اطلاعاتی به طور کلی به شش دسته تقسیمبندی شده است:

1. 1. سیستم اطلاعات مدیریت^[۲۱](MIS)

1. 1. سیستم اطلاعات پردازش عملیات^[۲۲](TPS)

1. 1. سیستمهای اطلاعات تصمیم یار^[۲۳](DSS)

1. 1. سیستمهای اطلاعاتی پشتیبان مدیریت عالی^[۲۴](EIS)

1. 1. سیستمهای اطلاعاتی پشتیبانی گروه کار^[۲۵](WGSS)

1. 1. سیستمهای اطلاعاتی خبره^[۲۶](ES) (قاضیزادهفرد، ۱۳۸۷، ص ۲۴۹).

یا در یک دستهبندی دیگر، صرافی زاده (۱۳۸۳)، سیستمهای اطلاعاتی را بر اساس نوع حمایتهایی که ارائه میدهند به شرح زیر بیان کرده است البته باید یادآوری گردد که این تقسیمبندیها تقریباً شبیه به تقسیم بندیهایی است که در بالا ذکر گردیده است.

1. 1. سیستمهای پردازش تعامل: از پردازش سطوح عملیاتی که ماهیتی تکراری و حجم عظیمی از داده را در بر می گیرد، حمایت میکنند.

1. 1. سیستمهای گزارشات مدیریت: از فعالیتهای بخشی و نیز مدیران سطوح امنیت ازطریق ارائه اطلاعات و گزارشات تلفیقی حمایت میکند.

1. 1. سیستم کارکنان دانش: این سیستمها جهت حمایت از کارکنان دانش و حرفهای طراحی میشوند.

1. 1. سیستمهای پشتیبانی تصمیم گیری: فرایند تصمیمات مدیران را از طریق تحلیل مسائل پشتیبانی میکنند.

1. 1. سیستمهای اتوماسیون اداری: از طریق بکار گیری تکنولوژی اطلاعات امور دفتر را پشتیبانی میکند.

1. 1. سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد (اجرایی): به منظور پشتیبانی کامل از فرایند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی میشود.

1. 1. سیستمهای خبره: به منظور پشتیبانی کامل از فرایند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی میشود.

1. 1. سیستمهای پشتیبانی تصمیمات گروهی: این سیستمها به منظور پشتیبانی از افرادی که در تصمیم گیریهای گروهی مشارکت دارند، طراحی میشوند (صرافیزاده، ۱۳۸۳).

۲-۲-۷-۱. سیستمهای اطلاعاتی مدیریت
سیستمهای اطلاعات مدیریت در طول حیات بشر به روش های مختلفی از سوی مدیران مورد استفاده قرار گرفته است (قاضیزادهفرد، ۱۳۸۷، ص ۲۵۵). سیستم اطلاعات مدیریت، سیستمی مبتنی بر کامپیوتر است که طیف گسترده ای از انواع داده ها و اطلاعات مورد نیاز مدیران و سازمان را برای تولید گزارش، تجزیه و تحلیل مسائل سازمانی، پشتیبانی از فرایند تصمیم سازی و تصمیم گیری، کنترل و ارزیابی عملیات و ارئه راه حلها، تامین میکند. این سیستم بیشتر در سطوح عالی و میانی سازمان بهمنظور سیاستگذاری، تصمیمگیری، برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد (محمودی، ۱۳۸۶، ص ۲۱۵). این سیستمها تا قرن بیستم با تانی به سرعت خود ادامه می دادند تا اینکه با توسعه رایانهها به ویژه رایانههای پرسرعت در نیمه دوم قرن بیستم، تکامل و روند این سیستمها سرعت بیشتری یافت که حاصل آن تغییرات در عملیات و فعالیتها و وظایف سازمانهای مختلف در دنیا گردید (موردیک و مانسون^[۲۷]، ۱۹۸۶، ص ۷).
هدف سیستمهای اطلاعاتی مدیریت، افزایش روند ارائه و اداره اطلاعات و کاهش حدس و گمان در حل مشکلات در سطوح مختلف سازمانی از طریق سیستمهای بازخور اطلاعات و بازتاب بازیابی اطلاعات در جهت تکامل داده های جدید به سیستم است. آن همچنین اطلاعات مربوط به قدیم، حال و آینده را به صورت کتبی و شفاهی که مرتبط با عملیات داخلی سازمان هستند را فراهم میکند (بهشتیان و ابوالحسنی، ۱۳۸۴، ص ۳۴). به عبارت دیگر، دانش سیستمهای اطلاعات مدیریت، اطلاعات مربوط به زمان گذشته و حال را گردآوری میکند، امکان پیشبینی آینده را فراهم میآورد و اطلاعات مورد نیاز مدیران را در اختیار آنها قرار میدهد تا بتوانند تصمیمات مقتضی را اتخاذ کنند (صفایی، ۱۳۹۰، ص ۴۴). و در نهایت این سیستم، داده های سیستمهای TPS را برای نظارت بر عملکرد سازمان را در اختیار مدیران قرار میدهد (زرگر، ۱۳۸۸، ص ۲۵).
۲-۲-۷-۲. سیستمهای اطلاعاتی پردازش عملیات
سیستمهای اطلاعاتی پردازش عملیات، سیستمهایی هستند که گردآوری و پردازش داده های مربوط به تراکنشها را بر عهده دارند و بر اساس داده های پردازش شده انواع محصولات اطلاعاتی مانند فرمها، فهرستها، گزارشها و … تهیه می نمایند که به عنوان مبنایی برای تهیه گزارشهای بعدی مدیریتی نیز در سیستمهای اطلاعاتی مورد استفاده قرار میگیرند (قاضیزادهفرد، ۱۳۸۷، ص ۲۵۱). به عبارت دیگر، در یک سازمان هر یک از فرآیندهای کاری مستلزم فعالیتهای خاصی هستند که بایستی سیستمهای اطلاعات مناسب با فرایند، طراحی و بکار گرفته شوند. سیستمهای اطلاعات، وظیفهای که در رابطه با حیطه های عملیاتی سازمان مانند حسابداری، بازاریابی، فروش، تولید، منابع انسانی و انبار و … به کار گرفته میشوند را سیستمهای پردازش تعاملات مینامند. این سیستمها، تعاملات تکراری و روزمره سازمانی را پردازش مینمایند (صرافی زاده، ۱۳۸۷، صص ۱۰۵-۱۰۶).
این سیستمها کاملاً ساخت یافته هستند و اهداف و منابع آنها از قبل تعیین شده میباشد. از کار افتادن این سیستمها، گاهی مساوی با ورشکستگی سیستم است. به طور کلی سیستم پردازش عملیات، بستری را فراهم میکند که سایر سیستمها بر آن بنا شدهاند (صفایی، ۱۳۹۰، ص ۴۲). سیستمهای پردازش تراکنشها علاوه بر پشتیبانی از تصمیمات، پشتیبان عملیات نیز هستند بنابراین در بیشتر برنامه ریزیها، محاسبات و عملیات مختلف سازمانی نقش موثری دارند (محمودی، ۱۳۸۶).
و در نهایت این سیستمها در جریان نگهداری اطلاعات عملکرد سازمان، بازخورد فوری ارائه میکنند و بر روی تصمیمات اتخاذ شده بر اساس این اطلاعات تاثیر گذارده، و اطلاعات مفیدی برای برنامه ریزی و تصمیم گیری مدیران ارائه میکنند (زرگر، ۱۳۸۸، ص ۲۵).
۲-۲-۷-۳. سیستمهای اطلاعاتی تصمیم یار