۲-۶-۲- اهداف اصلی در استفاده از : BPMS
تسهیل درک و ارتباطات انسانی
کمک به بهبود فرایند
کمک به مدیریت فرایند
هدایت اتوماتیک فرایند
اتوماتیک­سازی مدیریت اجرایی
اتوماتیک­سازی اجرای فرایند
دستیابی به این اهداف بدون وجود یک مدل، غیر ممکن است. مدل­های قابل اجرا، BPMS را قادر می­سازند که تغییرات اتوماتیکی را در فرآیندهای کسب­وکار در حوزه­ محدود خود، شامل قوانین تصمیم ­گیری، اولویت­های کنترل نشانه­ های تغییر و توانایی تشخیص الگوها، ایجاد کند [۱۱].
۲-۷- مدیریت فرایند کسب­وکار دو رکن اساسی دارد [۵]:
مهندسی مجدد فرایند کسب­وکار BPR^[32]
بهبود فرایند کسب­وکار BPI^[33]
در حال حاضر دیدگاه­ های متنوع دیگری در ارتباط با تحقق فرایند­محوری، در سازمان­ها وجود دارند که از آن­ها می­توان به BPR وBPI اشاره کرد. اما مزیت اصلی BPM نسبت به سایر دیدگاه ­ها این است که در ابتدا لازم نیست فرآیندهای کسب­وکار سازمان بهینه گردند، بلکه می­توان وضعیت موجود را مدل کرد و بعد با بهره گرفتن از مکانیزم­ هایی که این دیدگاه در اختیار می­ گذارد، فرآیندها را بهبود بخشید و آ­­ن­ها را بهینه­تر ساخت.
۲-۷-۱- مهندسی مجدد فرایند کسب­وکار
سازمان­ها برای ماندگاری در کسب­وکار جهان امروز، باید به شکل یک تیم کار کنند و وظایف خود را با شناخت کامل از فرآیندهای میان واحدی به صورت مناسب یکپارچه سازند. مهندسی مجدد در واقع، به وجود آورنده­ی مزیت رقابتی ماندگار است و بهبود­های اساسی در سازمان ایجاد می­ کند. تعریفی که همر و چامپی^[۳۴] از مهندسی مجدد فرایند کسب­وکار بیان می­ کنند، این­ است که مهندسی مجدد، تفکر اصولی و طراحی مجدد بنیادین فرآیندهای کسب­وکار برای دستیابی به بهبود­های بنیادین در شاخص­ های اصلی عملکرد نظیر هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت است [۳۵].

(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))

مهندسی مجدد طراحی دوباره و ریشه­ای فرآیندهای کسب­وکار یک شرکت است. مهندسی مجدد نقش عظیمی برای افزایش بهره­وری از طریق کاهش زمان فرایند، کاهش هزینه، بهبود کیفیت و رضایت مشتری دارد و اغلب، این امر به یک تغییر بنیادی در سازمان نیاز دارد. در واقع دیدگاه مهندسی مجدد فرایند کسب­وکار، یک دیدگاه افراطی جهت بهبود وضعیت سازمان می­باشد که با رویکردی بالا به پایین در سطح کل سازمان پیاده­سازی می­ شود. این تکنیک با ریسک بسیار بالایی با هدف کاهش هزینه انجام می­ شود [۱۵].
۲-۷-۲- بهبود فرایند کسب­وکار^[۳۵]:
BPI، رویکردی نظام­مند است که هدف آن، کمک به سازمان­هاست، تا بتوانند تغییراتی چشم­گیر در زمینه­ چگونگی انجام کسب­وکار، از طریق تعریف مجدد اهداف استراتژیک، هم­راستاسازی فرآیندها با این اهداف و تعیین روندهای بازار و بهینه­سازی خدماتی که برای مشتریان یا ذی­نفعان ارائه می­ شود، ایجاد کنند. اصول متعددی در پس بهبود فرایند کسب­وکار وجود دارد که چند مورد از آن­ها در ادامه آورده شده است:
هم­راستاسازی مناسب اهداف کسب­وکار
بالا بردن ارزش مشتری
تشکیل مالکیت کسب­وکار
ساخت نقاط کنترل
باید در نظر داشت که تغییرات باید به طور مستمر اعمال شوند. حتی سیستم­هایی که به بهترین نحو مدیریت می­شوند هم، ممکن است به مرور زمان با خطا مواجه شوند. فرایند نوآوری باید همیشه در رأس لیست اولویت های یک کسب­وکار باشد.
۲-۷-۳- تفاوت BPM و :BPR
سیستم­هایBPM وBPR در سازمان نقش­های یکسانی ندارند؛ چرا­کهBPR خواستار نابودی رادیکال فرآیندهای کسب­وکار موجود است وBPM از فرایند­های موجود با برنامه­ ریزی عملی­، تکرار شونده و افزایشی به وضع مطلوب می­رسد [۳۴].
۲-۸- سیستم مدیریت گردش کاری:
سیستم مدیریت گردش کار، سیستمی تعریف می­ شود که اجرای گردش کار را تعریف، ایجاد و مدیریت می­ کند و با بهره گرفتن از یک نرم­افزار و یک یا چند موتور گردش کار، قادر به تعریف و تفسیر فرآیندها و تعامل با کاربران در گردش کار می­باشد و در صورت نیاز، با بهره گرفتن از فن­آوری اطلاعات ابزارها و برنامه ­های کاربردی را فراخوانی می­ کند [۱۶].
۲-۸-۱- معایب سیستم WFM
سیستم گردش کار تنها یک نوع ابزار مسیریابی است که بر جنبه‎‌های عملیاتی متمرکز است. در واقع تمرکز آن تنها روی فرآیندهای کاری است نه محتوای فعالیت‎‌ها و وظایف. یعنی صرفاً انتقال داده‌‎ها طبق روال‎‌ها و قواعد از پیش تعیین شده بدون انجام هیچ‎‌گونه تجزیه­وتحلیلی روی داده‎‌ها انجام می‎­شود.
رویکرد وظیفه‌‎ای دارد؛ نه فرآیندی.
امکان برقراری ارتباط با پایگاه‎‌های داده­ی سیستم‎‌های دیگر به­راحتی و سادگی امکان‎‌پذیر نیست.
همراه سیستم گردش کار، سیستم‌‎های فرم‎‌ساز و گزارش‎‌ساز هم باید تهیه شود. چرا­که سیستم گردش کار به تنهایی دارای محیط فرم‌‎ساز و گزارش‎‌ساز نیست.
قواعد کاری ساده را پوشش می‎‌دهد.
یکپارچه‌‎سازی آن محدود است.
محیط طراحی فرایند و فرم‎‌ها، دارای استاندارد جهانی نیست و برای این عملیات، حتماً، باید از متخصصین خبره برنامه‎‌نویس استفاده کرد.
عدم کاربرپسندی محیط طراحی فرایند به دلیل استفاده از کدنویسی‎‌های طاقت­فرسا و زمان‎بر.
امکان اعمال تغییرات و بهبود فرآیندها به راحتی امکان‎‌پذیر نیست.
محدود بودن امکانات کنترلی و مدیریتی مدل‌سازی و طراحی فرایند.
عدم سهولت و سادگی در عملیات بهبود فرآیندها پس از اجرای آ­­ن­ها.
قابلیت اخذ گزارشات کنترلی و مدیریتی آن در حد مقدماتی و محدود است.
عدم پشتیبانی از دو نسخه از یک گردش کار
عدم توانایی در پایش اطلاعات
۲-۸-۲- تفاوت BPM و WfM
BPMSها توسعه داده شده­ و تکامل یافته WFMها هستند، چرا­که در سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار، محدودیت­های سیستم­های مدیریت گردش کار برطرف شده و راه حل­هایی برای هرکدام از محدودیت­ها در نظر گرفته شده است. به زبان ساده می­توان چنین گفت که BPMS نه­تنها تمام امکانات و قابلیت ­های موجود در WFMS از قبیل ایجاد فرم­، تعیین قوانین ساده و ثابت برای گردش فرم­های ایجاد شده و … را پوشش می­دهد، بلکه دارای امکانات و قابلیت ­های بسیار قدرتمندتری نیز می­باشد که از آن می­توان به قابلیت یکپارچه­سازی قوی نرم­افزار، توسعه نرم­افزار، تجزیه­وتحلیل روند و شبیه­سازی غنی­تر فرایند و مدل سازی، مدیریت و به روزرسانی نسخه­های جدید، پشتیبانی از قواعد کاری پیچیده و… است [۱۱،۳۶].
محققان از دو دیدگاه، تفاوت سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار و سیستم­های مدیریت گردش کار را بررسی می­ کنند. ­دیدگاه اول بنابر تحقیقاتی که توسط شرکت گارتنر انجام شده است، بیان می­ کند کهBPM به عنوان یک نظام مدیریت فرآیندگرا در نظر گرفته می­ شود و رویکردی فرآیندی به فعالیت­های سازمان دارد و در تلاش است فعالیت­هایی از سازمان که در تعریف فرایند می­گنجند را پوشش دهد، در حالی­کهWFM به عنوان یک تکنولوژی معرفی می­ شود که از آن سیستم پشتیبانی می­ کند. دیدگاه دیگر که از سوی محققانی از جمله آلست^[۳۶] و همکاران بیان می­ شود این است که WFM زیر­مجموعه ­ای از BPMتعریف می­ شود و در واقع یک مرحله از چرخه­ی حیات BPM می­باشد ویک نقش مهم و بحرانی در مدیریت سیستم­های فرایند کسب­وکار بازی می­ کند. از بارزترین کمبودهای WFM تشخیص خطاها و تجزیه­وتحلیل فرایند­ها است [۱۵،۳۴،۳۷].
بنابراین می­توان BPMS را به عنوان نسل بعد ازWFMS در نظر گرفت. به وجود آمدن قابلیت ­های جدید در سیستم­های BPMS در سازمان، قدرت بهبود مستمر را ایجاد می­ کند که اساسی­ترین تفاوت را با سیستم­های سنتی و غیر انعطاف­پذیر WFMS، سبب می­ شود.
فصل سوم
روش تحقیق
۳-۱- مقدمه
مدیریت فرایند کسب­وکار شامل فعالیت­های مختلف می­باشد که به نوع طرح، چرخه­ی حیات BPM و سطح بلوغ سازمان بستگی دارد [۳۸،۳۹]. BPMS، به­عنوان یک ابزار و راهکار مدیریتی به معنای واقعی برای مدل­سازی، اجرا و پیاده­سازی، پایش و بهبود فرآیندهای کسب­وکار سازمانی می­باشد. این راهکار، حاکمیتی را درسازمان برای افزایش چابکی و کارایی فراهم می ­آورد و به مدیران اجازه می­دهد، بتوانند عملیات سازمان را با اهداف راهبردی و استراتژی­ های کلان، هم­راستا نمایند. بدین جهت ضروری است این ابزار قابلیت یکپارچگی و پیوند زدن اشخاص، سیستم­های اطلاعاتی، وظایف، کسب­وکارها، مشتریان و شرکا را با یکدیگر دارا باشد، به­ طوری که بتواند تمام فرآیندهای خرد و کلان سازمان را به­ صورت هوشمند و خودکار درآورده و مانع از بروز دوباره­کاری­ها و تأخیرها در فعالیت­های سازمان شود. بنابر­این اهمیت انتخاب یک BPMS مناسب برای یک سازمان از اهمیت فراوانی برخوردار است. از این رو سازمان­هایی که به ضرورت وجود این نوع سیستم پی برده­اند، در هنگام خرید و انتخاب BPMS دچار تردید و سردرگمی­ می­شوند، چرا­که هنگام انتخاب عواملی مانند: حمایت مدیریت ارشد، استراتژی­ های سازمانی، فرهنگ سازمان مبتنی بر سیستم جدید، تکنولوژی و مدیریت پروژه نقش مهمی ایفا می­ کنند [۴۰].
در حال حاضر طیف گسترده­ای از ابزارهایBPM برای استفاده در سازمان­های مختلف، در بازار موجود می­باشد که برای هر هدف، نمادها، روش ها و ابزارهای مختلف استفاده می­ شود. همه ابزارهای BPM ازهمه­ی فعالیت­ها یا هدف­های سازمان حمایت نمی­کنند. با این حال برخی از ابزارها جامع­تر و پیچیده­تر از بقیه می­باشند. سازمان­ها اطلاعات کمی از جنبه های مختلف BPM دارند و همچنین عرضه­کنندگان نرم­افزار اطلاعات فنی محدودی در اختیار آن­ها قرار می­ دهند. از این رو در یک موقعیت آسیب­پذیر قرار می­گیرند و انتخاب ابزاری که خواسته­ های آنان را بدون هدر رفتن زمان و هزینه­ زیاد برآورده سازد، امری ضروری می­باشد [۳۸،۳۹].
امروزه، تعداد زیادی BPMS در بازار داخل و خارج کشور وجود دارد که مشتری‌ها در انتخاب بین آنها، بعضاً با سردرگرمی مواجه می‌شوند. گرچه پیاده‌سازی BPMS در سازمان با مزایای فراوانی همراه است، ولی مسلماً انتخاب یک BPMS مناسب با وضعیت کسب­وکار سازمان، توانایی مالی و اجرایی آن و مهارت کارکنان نیز به نوبه­ی خود از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می‌باشد [۴۱]. براین اساس، معیارها و راه­کارهای اصلی وجود دارد که سازمان­ها با تکیه بر آن­ها در تصمیم ­گیری خود، در نهایت می‌توانند مطمئن شوند که یک BPMS مناسب انتخاب نموده‌اند. در این بخش با بررسی شاخص­ های ارزیابی BPMS می­توان به یک الگو جهت تعیین کارایی نرم­افزارهای این حوزه دست یافت. باید توجه داشت که همه ویژگی­ها در یک محصول خوب از نظر فنی خلاصه نمی­ شود، چرا که هدف سازمان صرفاً خرید یک BPMS مناسب نیست، بلکه هدف اصلی این است که بتوان این سیستم را در حداقل زمان ممکن و با بالاترین کیفیت و سرعت در سازمان اجرا و پیاده­سازی نمود.
قابلیت ­های کلیدی سیستم مدیریت فرایند کسب­وکار [۱۵]: