اولین مرحله از فاز تجزیه و تحلیل، گذر از سیستم به سطح زیرسیستم می باشد. دومین مرحله، تحلیلِ ترتیبی اجزاء سیستم می باشد و سومین مرحله، طراحی و ترکیب است.
در مرحله طراحی و ترکیب، باید راه‌حل های گوناگون شناسایی شود و سپس راه حل های شناخته شده ارزیابی گردد بعد بهترین راه حل انتخاب شود و اجرا گردد و در انتها نیز آخرین مرحله، پیگیری جهت حصول اطمینان از تأثیرگذاری راه حل می باشد که همان مکانیسم کنترل در روش سیستمی می باشد. متخصصان مدیریت اغلب معتقدند که اگر یک مدیر، سازمان خود را به عنوان یک سیستم در نظر گیرد، مکانیسم حل مسأله آنها آسانتر و کارآمدتر خواهد بود (مک لوید، ۱۳۷۸).
شایان ذکر است که ایده مشاهده هر پدیده ای به عنوان یک سیستم، منحصر به اقتصاد نیست. در واقع یک نهضت برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله برای فهم بهتر هر پدیده ای بوجود آمده است. این ایده اولین بار در سال ۱۹۳۷ توسط یک زیست شناس آلمانی بنام لودویگ وان برتالانفی^[۳۴] ارائه شد. وی این روش جدید را که اشاره به مستهلک کردن اصولی که عموماً در سیستم ها بکارمی روند، چه از لحاظ ماهیت عناصر شکل دهنده و چه روابط یا نیروهای بین آنها، تئوری عمومی سیستم ها نامگذاری نمود. بعدها درسال ۱۹۵۶کنث بولدینگ^[۳۵] تئوری عمومی سیستم‌ها را با یک روش دیگر ارائه کرد. بولدینگ نیز دو رویکرد در توصیف تئوری عمومی سیستم ها در نظر گرفت (مک لوید، ۱۳۷۸).

( اینجا فقط تکه ای از متن فایل پایان نامه درج شده است. برای خرید متن کامل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. )

حاصل نگرش سیستمی، استفاده از مدلها برای توصیف پدیده ها می باشد. یک مُدل، چکیده چیزی است که یک موجود نامیده می شود (میکائیلی، ۱۳۸۵).
الگو های سیستم
الگوهای سیستم مانند مدلهای فیزیکی، داستان وار، گرافیکی و ریاضی، همه به کاربر اجازه فهم بهتر و ارتباط برقرار کردن با «موجود» را می دهد، که از این طریق، دیگر عناصر هم درک می شوند. مدل عمومی سیستم های یک سازمان می تواند برای تحلیل هر نوع سازمانی بکار رود، اما نمی‌توان انتظار داشت که یک مدل برای سازمانی خاص طراحی گردد. ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها، هنگامی نمایان می گردد که فرد فارغ التحصیل شده و فعالیت خود را آغاز نماید. مدل به فرد برای تنظیم سازمان کمک خواهد نمود. در آغاز، هر چیزی تازه خواهد بود مانند چهره های جدید، تسهیلات جدید، واژگان (ترمینولوژی) جدید و این به دلیل آنست که مدل، یک تصویر ذهنی از آنچه مورد انتظار است را برای فرد فراهم خواهد نمود (مک لوید، ۱۳۷۸).
شایان ذکر است که بهترین سیستم ها در صورتیکه کاربران، آن را بکار نبرند توفیقی نخواهد داشت و امروزه سیستم ها و مدلها با ابزارها و سیستم های رایانه‌ای طرح ریزی شده و به نُدرت از روش های دستی برای یک سیستم یا مدل استفاده می‌شود (غیاثی ندوش، ۱۳۸۹).
چرخه حیات سیستم
هر زیرسیستم در سیستم‌های اطلاعاتی رایانه‌ محور، مانند یک اُرگانیسم زنده می باشد که متولد می شود، رشد می کند، به بلوغ می رسد، عمل می کند و در نهایت می میرد. این فرایند تحول چرخه حیات سیستم SLC))^[36] نامیده می‌شود و شامل مراحل ذیل می باشد:
برنامه ریزی
تحلیل
طراحی
اجرا
بکاربردن
دوره حیات یک سیستم مُستلزم گذر از مراحل استانداردی است که هر یک به فعالیت های مدیریتی نیاز دارد. سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یا عدم مطابقت با تغییر محیط، کمتر مفید و مؤثر واقع شود. همچنین احتمال دارد زمانیکه برای یک سیستم جدید برنامه ریزی میشود، نقایص بیشتر گردد. مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم، مرحله جایگزینی آن خواهد بود. طول حیات هر یک از این مراحل، در سیستم ها متفاوت می باشد (مک لوید، ۱۳۷۸).
البته شایان توجه است که امروزه اکثر سیستم ها بصورت رایانه‌ای طرح ریزی می شوند و رشد رایانه و فنآوریها و اطلاعات و ارتباطات زیاد بوده و دوره حیات سیستم های رایانه‌ای به دلیل همین سرعت رشد فناوری نسبتاً کوتاه می باشد. اصل اساسی تجزیه و تحلیل و طراحی یک سیستم، عبارت است از تشخیص نیاز یک سیستم به تجدید نظر و یا جانشینی آن و اصل دوم سلسله مراتب و اولویت و آمادگی جانشین سازی با سیستم قبلی است (اعرابی و پارسائیان، ۱۳۷۸).
منحنی عمومی سیستم
امروزه برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم از منحنی ها استفاده میشود و به آن منحنی عمومی حیات یک سیستم می گویند، این مدل دارای چهار جزء و مرحله متفاوت است که در کارآیی هر سیستمی تأثیر بسزایی دارد، چهار مرحله فوق بترتیب اولویت بشرح زیر هستند:
۱- بسط وگسترش
۲- رشد
۳- اشباع
۴- استهلاک (مک لوید، ۱۳۷۸).
مفهوم اطلاعات
برای درک بهتر مفهوم اطلاعات و عدم اختلاط آن با داده ها، ارائه تعریفی از این واژگان ضروری به نظر می رسد. داده ها شامل واقعیتها و اَشکالی هستند که برای کاربر، بی‌معنی می باشد، اما زمانی که این داده ها پردازش شوند، تبدیل به اطلاعات می گردند. لذا اطلاعات، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی هستند. تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود. پردازنده اطلاعات یکی از عناصر کلیدی سیستم ادراکی است. پردازنده اطلاعات می تواند شامل عناصر رایانه‌ای، عناصر غیر رایانه‌ای یا ترکیبی ازآن دو باشد (مک لوید، ۱۳۷۸).
اطلاعات در سیستم های سازمانی مختلط انسان و ماشین از منابع زیر تغذیه می شود:
۱- دستیابی اطلاعات در محیط عملکرد مدیریت
۲- روش های ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستم‌های های عامل
۳- روش های انتقال اطلاعات و نحوه ایجاد ارتباط و ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات سیستم های اطلاعات مدیریت (مک لوید به نقل از میکائیلی، ۱۳۸۵).
امروزه اطلاعات برگِ ‌بَرنده سازمان های بزرگ است. از آنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی و معمولی برای سازمان های بزرگ، غیرممکن می باشد لذا سازمان ها به سیستم های اطلاعاتی برای پُرکردن این خَلاء روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیم گیری است و امروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات، آلودگی اطلاعات و آنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفید از اطلاعات در این آشفته بازار، وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه و منسجم جهت تنظیم اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد. مدیران، همچنین به یکی از دو سَبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای حل مشکل مبادرت می ورزند.
الف- سبک سیستماتیک^[۳۷] که در آن مدیر توجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده برای حل مشکل، مانند روش سیستم ها دارد.
ب- سبک حسی^[۳۸] که در این روش، مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته، و روش را برای وضعیت خاص، تغییر می دهد (مک لوید، ۱۳۷۸).
از آنجا که نیاز، مبدأ اختراع است، ابتدا باید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا مؤسسه را تشخیص داده، سپس به فراهم آوری و جمع آوری اطلاعات پرداخته شود، اطلاعات باید قبل از استفاده تأیید شود، یعنی درستی و دقت آن کنترل گردد. اطلاعات به صِرف اینکه بوسیله رایانه چاپ شده است، صحیح نخواهند بود. آشنایی یک مدیر به اطلاعات و دانستن ارزش اطلاعات در حَل مسأله، باعث تشویق مدیران در تقسیم اطلاعات با دیگران می گردد. زمانی که مدیری، دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود. آشنایی با اطلاعات در نهایت منجر به استفاده از اطلاعات در حل مسائل است. دانش اطلاعات ماورای دانش رایانه‌ای و استفاده از اطلاعات ایجاد شده از طریق رایانه است (بهان و هلمز^[۳۹]، ۱۳۷۷).
اطلاعات مازاد که در مورد داده ها وجود دارد، در فرایند ارتباطات مانعی در مقابل بروز خطا می باشد. نکته مهم در طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت؛ بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است. ارزیابی عُنصر اطلاعات، کار مشکلی است اما طراحی سیستم ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصر اطلاعات در یک مجموعه می باشد (بِست^[۴۰]، ۱۳۸۱).
مفهوم مدیریت
شاید یکی از مهم ترین فعالیت ها در زندگی اجتماعی بشر امروز را بتوان مقوله مدیریت دانست. مدیریت در تمام عرصه ها، انسان را در دستیابی و استفاده بهینه از منابع یاری می رساند. در عصر حاضر به یاری این فعالیت است که ماموریت ها و اهداف سازمان ها تحقق می یابد، از منابع و امکانات موجود بهره برداری می شود و توانایی و استعداد انسان ها از قوه به فعل در می آید (الوانی، ۱۳۸۴).
مدیران در انجام وظایف خود فرایندی را دنبال می کنند که شامل اجزائی چون برنامه ریزی، نظارت و کنترل، انگیزش، ارتباطات، هدایت و تصمیم گیری است. مجموعه این فعالیت هاست که مدیریت را شکل می دهد و هماهنگی و نیل به هدف ها را میسر می سازد (الوانی، ۱۳۸۴).
دانش مدیریت^[۴۱]
تعریف مدیریت: فراگرد تصمیم گیری و برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل منابع انسانی، مالی، مادی و اطلاعاتی سازمان به منظور تحقق اثربخش و کارآمد هدف های آن (گریفین به نقل از علاقه بند، ۱۳۸۴).
هریک از تعاریف مدیریت، بر جنبۀ خاصی از مدیریت تأکید می کنند، و عمدتاً در ارتباط با منابعی است که سازمان در اَشکال چهار گانۀ انسانی، مالی، مادی و اطلاعاتی از محیط خود مورد استفاده قرار می دهد (علاقه بند، ۱۳۸۸). منظور از دانش مدیریت در این پژوهش دو نوع دانش می باشد: دانش رایانه ای و دانش اطلاعاتی.
الف) دانش رایانه ای: منظور دانشی است که برای کار در دنیای امروز ضروری بوده و در واقع آشنایی با اصطلاحات رایانه ای، شناخت نقاط قوت و ضعف کار با رایانه و توانایی استفاده از رایانه و امثال آن می باشد.
ب) دانش اطلاعاتی: مدیران امروزی، علاوه بر آن که باید با رایانه آشنا باشند، باید دانش اطلاعاتی هم داشته باشند. منظور از دانش اطلاعاتی، آشنایی با نحوه استفاده از اطلاعات در هر مرحله از فرایند حل مسئله است، یعنی اینکه مدیر بداند اطلاعات از کجا فراهم می شود و چگونه باید آن را با همکاری دیگران مورد استفاده قرار دهد (صرافی زاده و علی پناهی، ۱۳۸۰).
مدیریت اطلاعات
اطلاعات می تواند در کنترل داراییهای مشهود، تولید کالا، وجوه نقد، ورود و خروج کالا بکار رود و مدیر یک سازمان کوچک به راحتی می تواند خروجی کارکنان و اموری از این قبیل را مستقیماً و از طریق مشاهده، مدیریت نماید. اما با افزایش حجم عملیات و گسترش سازمان، مدیر جهت تصمیم گیری و کنترل، کمتر می تواند بر مشاهدات خود متکی باشد و باید بیشتر به اطلاعات روی آورد (صرافی زاده و علی پناهی، ۱۳۸۰).
نحوه مدیریت اطلاعات
در سال های اخیر، مدیران توجه روزافزونی به مدیریت اطلاعات داشته اند. علت آن در وهله اول پیچیده شدن و افزایش حجم اطلاعات است و دوم قابلیت های زیادی است که تکنولوژی رایانه ای به آن دست یافته است (صرافی زاده و علی پناهی، ۱۳۸۰).
مدیران و اطلاعات
مدیران بر اساس سطوح مدیریت عبارتند از:
۱- مدیران ارشد^[۴۲]: به مدیرانی که در بالای سلسله مراتب سازمانی قرار دارند، مانند مدیر عامل، رئیس هیأت مدیره، روسای سازمان ها و معاونین آنها و امثال ایشان، مدیران ارشد اطلاق می گردد که غالباً ایشان را مدیران برنامه استراتژیک نیز می نامند و این امر اهمیت تأثیر تصمیمات آنها را در کُل سازمان برای سالهای آتی نشان می دهد.
۲- مدیران میانی^[۴۳]: عبارتند از مدیران منطقه ای یا استانی، مدیران تولید و رؤسای بخش ها. این گروه، مدیران سطح کنترلی یا سطح تاتکتیکی بوده و وظیفه آنها تبدیل طرحها به عملیات می باشد تا اطمینان حاصل گردد که اهداف سازمان تأمین خواهد شد.
۳- مدیران اجرائی یا عملیاتی^[۴۴]: عبارتند از رؤسای ادارات، سرپرست ها و مدیران پروژه. این مدیران، مسئول اجرای طرح هایی هستند که مدیران سطوح بالاتر تهیه نموده اند. به این مدیران، مدیران عملیاتی یا مدیران سطح کنترل عملیات نیز می گویند، زیرا در جایی قرار دارند که عملیات سازمان اجراء می شود (صرافی زاده و علی پناهی، ۱۳۸۰).
در طراحی سیستم های اطلاعات باید سطوح مختلف مدیران را در نظر داشت، این امر بر منابع اطلاعات و نحوه ارائه آن تأثیر می گذارد. شکل ۲-۲ نشان می دهد که مدیران ارشد نسبت به مدیران سطوح پائین تر تأکید بیشتری بر اطلاعات بیرونی سازمان دارند، در حالیکه مدیران سطوح اجرائی بیشتر به اطلاعات داخلی توجه دارند. (صرافی زاده و علی پناهی، ۱۳۸۰).
نیاز به اطلاعات داخلی کم و به اطلاعات خارجی زیاد،